معنای منابع انسانی

منابع انسانی یک سازمان، متشکل از تمامی تلاش ها، مهارتها یا توانایی های، تمامی افرادی است که برای آن سازمان کار می کنند. بعضی سازمانها، ممکن است به منابع انسانی "کارکنان"، و یا "نیروی کار" و یا "پرسنل" و یا "کارمندان" بگویند. اما تعریف اولیه در مورد همه اینها یکسان می باشد. تمامی کسانی که برای یک سازمان کار می کنند، کارگر به حساب می آیند. اگرچه، سازمان ممکن است تنها به افرادی که کارهای یدی (دستی) انجام می دهند، کلمه کارگر را اطلاق نماید و سایرینی را که کار دستی انجام نمی دهند بعنوان "کارکنان" بشناسد. مدیریت یک سازمان قرار است تا منابع انسانی اش را به مناسبترین شیوه اداره کند، تا کارکنان در مسیری که بهترین منافع را برای سازمان به ارمغان بیاورد بخوبی کار کنند. و همینطور به خودشان نیز نفع برسانند. به همین منظور، ضروری است تا روابط خوبی بین تمامی کارکنان برقرار گردد.

عملکرد منابع انسانی

مدیریت منابع انسانی، اشاره به فعالیتهایی می کند که کارکنان متخصصی که مسئولیت هدفمند سازی کارکنان در سازمان را برعهده دارند، انجام میدهند. مدیر بخش منابع انسانی، مسئولیت ایجاد و اجرای استراتژیهای مربوط به منابع انسانی در یک سازمان را دارا می باشد. کارکنان بخش منابع انسانی مسئولیتشان اینست که برای رسیدن به این هدف به مدیریت و همینطور به کارکنان دیگر ، راهنمایی و یاری برسانند. در یک معنا، شغل آنها اینست که اشخاص را مدیریت کنند. آنها اینکار را با بدست آوردن، حفظ و توسعه منابع انسانی سازمان انجام می دهند. سیاستهای بخش منابع انسانی بر روی کل نیروی کار سازمان تاثیر می گذارد. از اینرو، آنها هم در قبال منافع مدیریت و هم در قبال منافع کارکنان مسئولیت دارند.

فرهنگ سازمانی

متخصصان منابع انسانی، در موقعیتی هستند که می توانند فرهنگ یک سازمان را گسترش دهند. از این رو، آنها به سادگی نمی توانند وضعیتهای موجود را بپذیرند. آنها باید فعال باشند، بتوانند تغییرات را پیش بینی کنند، و در زمان مناسب کار مناسب را انجام بدهند. در سازمانهای مختلف، محیطهای متفاوت و شیوه های متفاوتی برای انجام این امور وجود دارد. ممکن است بسیاری باورها و ارزش های مشترک در بین سازمانها وجود داشته باشد. وقتی که درک این باورها و ارزشهای مشترک بخشی از یک تفکر جمعی کارکنان یک سازمان می شود، منجر به استقرار "فرهنگ سازمانی" می گردد. این اتفاق بدین دلیل می افتد که تمامی کارکنان برای یک هدف مشترک ، به نام بهره وری سازمان در کارند. و درو اقع بخشی از یک کل واحد هستند.

تاثیرات داخلی و خارجی

تعاملات مدیریت با با انواع نیروهای داخلی و خارجی، منجر به شکل گیری یک فرهنگ سازمانی خاص می گردد. شکل زیر، برخی روابط متقابل را که فرهنگ سازمانی را تشکیل می دهند، تشریح کرده است.

عوامل داخلی و خارجی تاثیر گذار بر فرهنگ سازمانی

اهداف و مقاصد یک سازمان، مسئولیت ایجاد فرهنگ سازمانی را بعهده دارند، که چشم اندازی هستند که توسط مدیران رده بالا در نظر گرفته می شود. فرهنگ سازمانی تحت تاثیر، سیاستها، ساختار، مهارتهای کارکنان، نگرش، و کیفیت رهبری، قرار دارد. همچنین محیط بیرونی که متشکل از مشتریان، رقبا، قوانی دولتی، تامین کنندگان و غیره می باشد، نقش مهمی در شکل گیری فرهنگ سازمانی دارد. توانایی تصمیم گیری مدیریت، و ایجاد کانالهای ارتباطی موثر، و استفاده از آخرین فناوریهای روز، نیز عواملی هستند که در شکل گیری فرهنگ سازمانی تاثیر گذارند.

فعالیتهای منابع انسانی در مدیریت

اگر چه، رسیدگی به وضعیت اشخاص در سازمان بر عهده بخش منابع انسانی می باشد، هر شخصی که در یک پست مدیریتی یا نظارتی قرار دارد مانند مدیران، سرپرستان، سر کارگرها، و غیره، مجبور به انجام برخی عملیات مرتبط با نیروی انسانی هستند. آنها ممکن است در مورد عملکردهایی که در ادامه ذکر خواهیم کرد، با وظایف بخش منابع انسانی درگیر شوند.

• انتخاب کارکنان
• مستقر کردن کارکنان جدید
• آموزش و توسعه
• ارزیابی عملکرد
• شیوه های کار
• ساختار کار
• اجرای روشهای انضباطی
• انگیزه
• ارائه کانالهای ارتباطی
• اجرای خط مشی ایمنی
• تغییر برنامه ریزیهای مرتبط با کارکنان
• و ...

بخش منابع انسانی برای اجرای فعالیتهای فوق از این اشخاص پشتیبانی می کند.

متخصصان (کارشناسان) منابع انسانی

سازمانهای مدرن، در اندازه و پیچیدگی بسیار رشد کرده اند. تغییرات در محیط آنها با سرعتی اتفاق می افتد که هرگز قبلها اتفاق نیفتاده است. از این رو، تقسیم کار در کادر مدیریتی ضروری و اجتناب ناپذیر می باشد، که نتیجه آن ایجاد مدیران تخصصی برای بخشهای مخالف سازمانها شده است. متخصصان منابع انسانی را می توان به سه گروه تقسیم بندی کرد، کارکنان ارشد منابع انسانی، مشاوران منابع انسانی، و مدیران منابع انسانی. اگر چه حضور یا عدم حضور آنها بستگی به اندازه و تعداد فعالیتهای یک سازمان دارد.

کارکنان ارشد منابع انسانی

کارکنان ارشد منابع انسانی، مدیران و کارگردانان بخش منابع انسانی می باشند که در کارشان متخصص هستند. وظایف اصلی آنها به شرح زیر می باشد:

• تدوین سیاست گذاریهای مرتبط با پرسنل سازمان
• پذیرش کارکنان
• بکارگیری کارکنان
• توصیه به مدیران سایر بخشها در مورد فعالیتهای مرتبط با منابع انسانی
• انعکاس دیدگاه های نیروی کار، به مدیران سایر بخشها

میزان موفقیت فعالیتهای بخش منابع انسانی، به میزان زیادی وابسته به این مطلب است که، کارکنان ارشد منابع انسانی، چقدر در انجام وظایفشان موثر و کارآمد باشند.

مشاوران منابع انسانی

مشاوران منابع انسانی، وظایف اجرایی ندارند. بلکه آنها بعنوان مشاوران داخلی سازمان عمل می کنند. آنها معمولآ درباره موارد زیر توصیه ها و مشاوره هایشان را ارائه می دهند:

• برنامه ریزی نیروی انسانی
• روابط صنعتی
• توسعه مدیریت
• ارزیابی و مسائل مربوطه (بعنوان مثال، بررسی تاثیر آخرین تغییرات در قوانین استخدامی کشور)

مدیران منابع انسانی

مدیران منابع انسانی، جزء کارکنان بخشهای اداری سازمان می باشند که مسئولیت عملیات جاری و روزمره بخش منابع انسانی را به عهده دارند. بعد از اینکه تصمیمی توسط مدیریت ارشد گرفته شد، باید انواع روشها و اسناد و مدارک مرتبط با آن تصمیم تولید شود. برای مثال، اگر یک تغییر کوچک در سیاستهای سازمان، در مورد ترک کار بدیلی بیماری و نحوه پرداخت آن صورت بپذیرد، باید برخی اسناد و مدارک اصلاح شوند تا این تغییر در آنها منعکس گردد. اگر تغییری در سیاستهای ایمنی سازمان صورت بپذیرد، بیانات تجدیدنظر شده، باید تهیه شوند و به تمامی کارکنان توزیع شوند.

علاوه بر این، بخش منابع انسانی، درگیر با تمامی جزئیات تمهیدات فعالیتهای پرسنل در سایر بخشها می باشد. بخش منابع انسانی، باید سوابق مرتبط با تمامی پرسنل را ایجاد و نگهداری نماید. همچنین اطلاعات مربوط به این سوابق باید در مواقع لازم بروز رسانی گردند.

جنبه های استراتژیک مدیریت منابع انسانی

جنبه های استراتژیک (راهبردی) مدیریت منابع انسانی به شرح زیر می باشد:

• نوآوری: آنها باید به ایده های جدیدی که منجر به منابع انسانی کارآمدتر و موثر تر می شود، بیندیشند.
• برنامه ریزیهای بلند مدت: آنها باید در مورد برنامه ریزیهای بلند مدت منابع انسانی یک سازمان تدبیر کنند، تا مطابق یک شیوه سیستماتیک بتوانند اهداف و مقاصد سازمان را برآورده کنند.
• وظایف مشاوره ای: آنها در مورد فعالیتهای منابع انسانی باید به مدیران سایر بخشها یاری برسانند، تا جنبه های عملیاتی مرتبط با سیاستهای منابع انسانی به شیوه ای موثر ایفا گردد. اگرچه، درگیری بخش منابع انسانی با این امور، تا حدود زیادی بستگی به ساختار و اندازه کلی سازمان دارد.

مدیر منابع انسانی

اثر بخشی مدیر منابع انسانی تحت تاثیر ویژگیهای شخصی وی و همینطور توانمدیهای مدیریتی وی می باشد.

مدیر منابع انسانی بعنوان یک فرد

مدیر منابع انسانی یک شخص می باشد. برخی از مدیران مرد هستند و یا ممکن است زن باشند. هر دو می توانند در کارشان بسیار موفق باشند، مدیر منابع انسانی همانطوری رفتار می کند که سایر انسانها ممکن است رفتار کنند، و قطعآ تحت تاثیر احساسات، عواطف، احتیاجات، انگیزه ها، صداقتش قرار دارد. به منظور اجرای بهتر وظایف منابع انسانی، باید بالاتر از عقاید شخصی، تعصبات، و نگرشهایش رفتار کند. مدیر منابع انسانی باید تلاش کند تا در موقعیتهای مختلف و متضاد ، بی طرفانه رفتار کند. علاوه بر این، باید قدرت و توانایی این را داشته باشد که بین دیدگاه های متضاد مدیریت و کارکنان یک مصالحه قابل قبول برقرار کند. و این نیازمند یک شخصیت قوی و شناخت رفتارهای انسانی می باشد. یک مدیر منابع انسانی، که قادر باشد اینکارها را انجام بدهد، قطعآ در شغلش موفق خواهد بود.

مدیر منابع انسانی به عنوان یک مدیر

مدیر منابع انسانی بعنوان یک مدیر، مسئولیت فعالیتهای مختلف بخش منابع انسانی را بعهده دارد. برنامه ریزی، سازماندهی و هماهنگی، کارهای بخش منابع انسانی، آموزش پرسنل، ایجاد انگیزه در پرسنل، نظارت بر فعالیتهای آنها، و رهبری آنها بر عهده مدیر منابع انسانی می باشد.

مدیر منابع انسانی به عنوان یک مدیر، در مورد تعدادی از فعالیتهای کلیه نیروی انسانی یک سازمان دارای مسئولیتهایی می باشد. او باید تعدادی از زیر دستان را در بخشش مدیریت کند. این زیردستان باید آموزش دیده باشند و انگیزه کافی داشته باشند تا منافع سازمان را به بهترین شکل ممکن برآورده سازند. از اینرو، مدیر منابع انسانی باید دانش عالی از جنبه های کاربردی کار داشته باشد، و همینطور مهارتهای روابط عمومی بالایی نیز داشته باشد.

روابط صنعتی

با هر کارگری در یک سازمان، باید به شیوه ای عادلانه و باوقار مورد رسیدگی قرار بگیرد. اگرچه، همواره بدلیل تضادهایی که در دیدگاه مدیریت و کارگران وجود دارند، همواره مشکلاتی پیش می آیند. اینگونه مشکلات در تمامی سازمانها وجود دارند. به این موارد "نیروهای مخالف" بین کارگران و مدیران گفته می شود. در اینگونه موقعیتها، نقش مدیر منابع انسانی ، نقش بسیار دشواری می باشد، زیرا:

• کارگرها فکر می کنند که پرسنل منابع انسانی توسط مدیران کنترل می شوند، و تنها به منافع مدیریت فکر می کنند
• مدیران شرکت به مدیر منابع انسانی مشکوک هستند و فکر می کنند که آنها دنبال راه حلی هستند که تنها برای کارگران مفید باشد

در چنین محیطی، که هر دو طرف به شما بی اعتماد هستند، یعنی هم مدیریت و همچنین کارکنان به شما بی اعتماد هستند، مدیر منابع انسانی، باید با اعتماد هر دو طرف را جلب کند. این نقش یک نقش خیلی ماهرانه و دیپلماتیک می باشد که وی باید بخوبی آنرا اجرا کند. او باید به هر دو سمت ماجرا توجه داشته باشد و نه به بخشی از آن. او ضمن اینکه منافع مدیریت را باید حفظ کند در همان زمان باید منافع کارکنان را نیز در نظر داشته باشد. در واقع او به عنوان واسطه ای بین مدیریت و کارکنان عمل می کند. و باید بین هر دو طرف هماهنگی ایجاد نماید.

نقش بخش منابع انسانی

یک سازمان بسته به اندازه و فعالیتهایش به بخشهای مختلفی تقسیم می شود. برخی بخشها مربوط به فعالیتهای اصلی سازمان مثل تولید و فروش می باشند. سایر بخشها خدماتی را ارائه می دهند که در افزایش کارآیی بخشهای اصلی سازمان یاری می رساند. یکی از مهمترین بخشهایی که اینگونه کار می کند بخش منابع انسانی می باشد. بخش منابع انسانی خدماتی به موارد زیر ارائه میدهد:

• به سایر بخشها
• کارکنان سازمان (و بصورت مستقیم یا غیر مستقیم به اعضای خانواده های کارکنان)
• به سازمان به عنوان یک کل واحد

در معنای لغوی واژه بخش منابع انسانی ممکن است بعنوان یک بخش "غیر سازنده" مطرح شود. اما از نظر کیفیت و بهره وری این بخش یک نقش اساسی را در پیشبرد کل سازمان دارد. زیرا به یکی از مهمترین منابع سازمان ، یعنی منابع انسانی، رسیدگی می کند.

سیاست های منابع انسانی

سیاست گذاری، مهمترین جنبه در برنامه ریزی کلی فعالیتهای یک سازمان می باشد. یک سیاست بیان می کند که سازمان قصد دارد چگونه به اهداف کلی اش برسد. برای رسیدن به اهداف سازمان، و سود دهی در کل سازمان- از جمله نیروی کار سازمان- باید مطابق با چارچوب سیاستهای مدیران کل پیش رفت. این سیاستها باید با مشورت با مشاوران زیر تعیین گردند:

• مدیر منابع انسانی و زیر دستان ارشد وی
• اگر لازم باشد، با نمایندگان اتحادیه های کارگری، و انجمن کارکنان

یک سیاست منابع انسانی باید مبتنی بر اصول حاکم بر روابط بین سازمان و نیروی انسانی باشد. سیاست باید :

• با اصطلاحات شفاف بیان گردد
• توسط همه (کارکنان و مدیران) به سادگی قابل درک باشد
• تاثیر استانداردی بر تمامی کارکنان داشته باشد

سیاست منابع انسانی باید بر روی جنبه های زیر تمرکز کند:

• رویه های شفاف و با ذکر جزئیات کامل، با توجه به فعالیتها مختلفی که مشخص شده اند مانند استخدام، گزینش، ارتقاء، و آموزش کارکنان
• فعالیتهای مربوط به اقلیم مناسب کار و رضایت کارکنان

دیدگاه بلند مدت از سیاست های منابع انسانی باید بر روی مثالهای زیر تمرکز داشته باشد:

• طی یک سیاست ، باید فرصتهای برابر(صرفنظر از جنسیت، سن، و باورها) برای پیشرفت برقرار باشد
• فعالیتهای آموزش و توسعه، باید برای همه کارکنان فراهم باشد
• هر کارمند، باید حق این را داشته باشد که رفتارهای مربوط به امور انضباطی به صورت عادلانه در مورد وی اجرا شود
• مذاکرات با کارکنان یا نمایندگان آنها باید با عدالت انجام شود تا منافع سازمان و همینطور کارکنان هر دو، برآورده گردد

برنامه های عملیاتی

بعد از اینکه سیاستهای کلی تعیین شد، بخش منابع انسانی نیاز دارد تا برنامه های عملیاتی اش را ایجاد کند. این برنامه ها معمولآ بصورت سال به سال تعیین می شوند. معمولآ این برنامه های عملیاتی در مورد مسائلی مانند موارد زیر می باشند:

• راه اندازی برنامه های ابتدایی مرتبط با نیروی کار (برنامه های منابع انسانی)
• استخدام
• پاداش
• آموزش و توسعه
• سلامت و ایمنی
• رفاه کارکنان
• روابط صنعتی
• توجه به نارضایتی ها و روش های انضباطی و غیره

تاثیرات سیاستهای خوب منابع انسانی

وقتی یک شرکت می خواهد شرایط کاری خوبی را ایجاد کند. باید مقدار قابل توجهی سرمایه گذاری در بخشهای منابع انسانی داشته باشد. اما این هزینه، ارزشمند است، زیرا، فرمولاسیون و پیاده سازی سیاستهای خوب در بخش منابع انسانی، منجر به درک بهتری در کل سازمان می گردد. تاثیرات سیاستهای بخش منابع انسانی می تواند در تمامی فعالیتهای سازمان دیده شود. اهمیت این مساله بدین علت است که هر بخشی برای انجام امورش، باید از تلاش انسانها استفاده کند. پس از اتخاذ سیاستها، باید توسط مدیران، سرپرست ها، و سر کارگران هر بخشی این سیاستها پیاده شوند.

مسئولیتهای بخش منابع انسانی

مدیر منابع انسانی، در قبال افرادیکه در یک سازمان کار می کنند، فعالیتهای آنها، و روابط بین سازمان، مسئول می باشد.

وظایف اصلی آن دو سویه است:

• گردآوری کلیه کارکنان یک سازمان، که بدون تلاش مشترک آنها سازمان نمی تواند موفق شود.
• توسعه و تشویق علایق مشارک پرسنل برای موفقیت سازمان.

این کار آسانی نیست. در یک سازمان تعداد زیادی فرد وجود دارند که طیف گسترده ای از شخصیت های متفاوت، نگرش های متفاوت، نیازها و نظرات متفاوت را شامل می باشد. هر چقدر سازمان بزرگتر باشد، ایجاد وحدت و هماهنگی سختتر می شود. برای رسیدن به این هدف، بخش منابع انسانی، متعهد فعالیتهای گسترده زیر می شود. بسته به اندازه سازمان، این وظایف توسط بخشهای جداگانه ای انجام می شود.

بخش استخدام

این بخش، مسئولیت تامین نیروی انسانی کافی را بعهده دارد. این بخش در تمامی مراحل استخدام، استقرار، آموزش، توسعه، انتقال، ترفیع، بازنشستگی، با تک تک پرسنل در ارتباط می باشد. همچنین مسئولیت ثبت و نگهداری سوابق مرتبط با همه کارکنان بر عهده بخش استخدام می باشد.

بخش ترفیع

این بخش معمولآ جزئی از بخش استخدام می باشد، و مسئولیت آن، ارزیابی شایستگی کارکنان برای ترفیع و ارتقاء می باشد. این بخش توصیه هایی را برای ترفیع ارائه می دهد، که سپس به رده های بالاتر برای انجام کارهای ضروری دیگر ارسال می شود.

بخش آموزش و توسعه

این بخش مسئولیتهای زیر را برعهده دارد:

• آموزش تازه واردان، بدین منظور که مطمئن شوند قادر به انجام موثر وظایفشان در سازمان باشند.
• مسئولیت اینکه فعالیتهای آموزشی و توسعه بصورت منظم صورت پذیرند. این بخش باید کارگاههای داخلی، برنامه های خارجی، و آموزش از راه دور را مدیریت کند.

بخش پزشکی

این بخش برای حصول اطمینان از بهداشت و درمان پرسنل می باشد. این وظیفه با استفاده از خانه های پزشکی داخلی یا خارجی قابل اجرا می باشد. اگرچه، کمکهای اولیه باید در سازمان موجود باشند و درمانهای فوری و سرپایی برای آسیبهای جزئی و حادثه ها قابل اجرا باشند. همچنین معاینات پزشکی دوره ای باید صورت پذیرد. اگر یک سازمان امکانات بهداشتی و پزشکی مناسب را برای کارکنانش فراهم کند، می تواند مطمئن شود که مقدار "نفر در ساعت" کمتری هرز می رود.

ستاد رفاهی

این بخش معمولآ به دو بخش تقسیم می گردد:

• بخش ایمنی: وظیفه این بخش پیدا کردن مناطق خطر و از بین بردن آنها توسط اقدامات ایمنی مناسب و کارآمد می باشد، سازمانهای بزرگ، معمولآ ماموران ایمنی را استخدام می کنند تا این وظایف را انجام دهند.
• بخش خدمات کارکنان: این بخش مربوط به طیف گسترده ای از فعالیتها مانند کافه تریا، امکانات تفریحی، برنامه های تعطیلات، امکانات قانونی و ... می باشد. محدوده این وظایف بستگی به بزرگی و وضعیت مالی سازمان دارد.

بخش روابط صنعتی

این بخش در رابطه با روشهایی برای راه اندازی و نگهداری بخشهای در ارتباط با پرسنل می باشد. مانند حل نارضایتی ها در کف فروشگاه و ... .