توسعه سازمان

امروزه در دنیای کسب و کارها، تعداد شرکتهای کوچک بسیار بیشتر از شرکتهای بزرگ می باشد. در شرکتهای کوچک بسیاری از وظایف مدیریتی مختلف توسط یک نفر صورت می پذیرد. یک مدیر، ممکن است فعالیتهای مربوط به بازاریابی، فروش، مدیریت کل، و منابع انسانی رو انجام دهد. یک مدیر تولید ممکن است با عملیات تولید، بسته بندی، و ارسال کالاها درگیر باشد. یک مدیر مالی ممکن است در قبال امور مالی، و همچنین خرید درگیر باشد. در شرکتهای کوچک مشکلات کمتری وجود دارد و به آسانی با آنها برخورد می شود. اما هنگامی که اندازه یک سازمان بزرگ می شود، وظایف بسرعت رشد می کنند و عملآ برای یک نفر مدیریت اینهمه کار غیر ممکن می شود. و نمیتواند بصورت موثر و کارآمد تمام وظایف را مدیریت کند. در این مرحله، نیازی به وجود می آید که برای هر بخشی مدیر متخصصی متناسب با آن بخش گمارده شود.

دلیل اینکه مدیر منابع انسانی از ضروریات می باشد

در حالیکه در شرکتهای کوچک، کارکنان در تغییرات ناگهانی، استفاده می شوند، یا برای تصمیمات گوناگون در مورد کارشان با یک مدیر تعامل دارند، اما در شرکتهای بزرگ ارتباط برقرار کردن با مدیران برای وظایف روزانه بسیار مشکل است. وقتی یک سازمان رشد می کند و بزرگ می شود، حجم فعالیتها و پیچیدگی آنها بیشتر می شود. از آنجا که منابع انسانی در بین تمامی بخشها مشترک می باشد، فعالیتهای بخش منابع انسانی، گوناگون و پیچیده می باشند. از این رو لازم است تا در اینگونه مواقع یک بخش منابع انسانی تمام عیار به همراه یک مدیر شایسته و کارآمد منابع انسانی موجود باشد.

منابع انسانی یا برنامه ریزی برای نیروی انسانی

فعالیتهای مرتبط با "برنامه ریزی منابع انسانی" یا "برنامه ریزی نیروی انسانی" بسیار پیچیده است و می تواند به شرح زیر خلاصه گردد.

"این یک استراتژی است که بدست آوردن، استفاده، بهبود، و حفظ یک سازمان ، کار منابع انسانی است."

در عمل، فعالیتهای مربوط به برنامه ریزی نیروی انسانی، شامل پیش بینی، تخمین زدن تقاضای کار در آینده ، در یک سازمان می باشد. این فعالیتها، شامل سیاستگذاریها و برنامه ریزی هایی می باشد که طی آن مطمئن می شوند، تعداد کافی و از نوع کافی پرسنل برای برآوردن این نیازها موجود باشند و در ضمن آموزش نیز دیده باشند. ما می توانیم بگوییم که این موارد مهم، طبق لیست زیر می باشند:

• استخدام و آموزش پرسنل کافی و مناسب
• حفظ و نگهداری کارکنان
• استفاده موثر از نیروی کار
• بهبود عملکرد پرسنل
• اخراج کارکنان در صورت نیاز

چهار نوع از پرسنل هستند که در برنامه ریزی منابع انسانی بسیار مهم می باشند. و در مورد هرکدام از این طبقه بندیها باید تصمیمات متفاوتی گرفته شوند که در ادامه می آیند:

منابع انسانی یا برنامه ریزی نیروی انسانی یک کار ساده و کوتاه مدت نمی باشد. معمولآ این کار برای دوره های بلند مدت مانند دوره های پنج ساله انجام می شود. در طول این دوره، عوامل مختلفی می تواند در پیش بینی های بخش منابع انسانی تاثیر گذار باشد. با توجه به این مطلب، مدیران منابع انسانی باید به حد کافی انعطاف پذیری داشته باشند تا بتوانند برنامه هایشان را تغییر بدهند. عواملی که باعث تغییر در برنامه ریزی های بخش منابع انسانی می باشند می توانند به شرح زیر باشند:

• اقتصاد کشور
• روند اقتصاد جهانی
• روند سیاسی و مقررات دولتی
• فعالیتهای اتحادیه های کارگری
• روند جمعیت
• سیاست مهاجرت
• توسعه تکنولوژی
• محدوده محصول و تقاضای مصرف کننده ها
• سیاست ها و ساختار مدیریت

اولین گام در برنامه ریزی نیروی انسانی، نیازمند به مطالعه تمام سطوح نیروی کار موجود است. این نشان می دهد که کجا و چگونه نیروی انسانی باید استفاده شود، و در کجا نیروی کار زائد یا کمبود نیروی کار وجود دارد. این فرآیند نیازمند به تحلیل نیازهای سازمانی و نیروی انسانی، مبتنی بر نیازهای عملیاتی سازمان دارد. در مرحله بعد مدل نیروی انسانی برای تخمین نیازهای آینده تولید می شود. سپس این مدل با وضعیت واقعی کسب و کار مقایسه می شود. این مقایسه انجام می شود تا تغییرات مورد نیاز با توجه به موارد زیر شناسایی گردد:

• توسعه سازمانی
• تغییرات در ساختار کار
• ارزیابی مجدد مشاغل
• استخدام مورد نیاز یا نیروی کار اضافی
• تغییرات در الگوهای کار
• نیازهای آموزش و توسعه
• پیاده سازی
• نظارت

بر اساس اطلاعات بدست آماده از این تحلیل ها، پیش بینی های بعدی برای توسعه در آینده ، بهتر می تواند صورت پذیرد. هرچند، پیش بینی ها را هیچگاه نمی توان بصورت قطعی انجام داد، تخمین های منطقی برای نیازهای آینده می تواند انجام پذیرد. شکل زیر فرآیند برنامه ریزی برای نیروی انسانی را نشان می دهد:

کنترل نیروی انسانی به شیوه خود کنترلی

اگر خود کارکنان در برابر فعالیتهایشان احساس مسئولیت کنند، سطوح هزینه های نیروی انسانی می تواند کنترل شود. برای رسیدن به این هدف، میتوان پاداش هایی را به پرسنل پیشنهاد کرد، و این پاداشها می تواند مطابق هزینه های بخش مربوطه و سطوح کارایی آن بخش باشد. طبق این سیستم، پاداشها نسبت به کارایی در هزینه ها و صرفه جویی ها به کارکنان اعطا می شود. این روش تنها در صورتی می تواند استفاده شود که پرسنل بتوانند در مدیریت هزینه های بخش خاصی مشارکت داشته باشند. برخی از پیشنهادات که از سمت کارکنان مطرح می شامل موارد زیر می باشند:

• پرسنل میتوانند مدیریت را در مورد مشکلات عملیاتی یا کار مطلع کنند
• مشاغلی که بودجه بیش از حد دارند، بصورت داوطلبانه می توانند کاهش یابند و یا اینکه خاتمه یابند
• پرسنل می توانند در مورد کاهش هزینه ها و یا افزایش بهزه وری پیشنهاد بدهند
• پرسنل می توانند آموزش در سطوح بالاتر را پیشنهاد بدهند
• کارهای اضافی توسط پرسنل موجود به اشتراک گذاشته شود

مشکلات ناشی از گسترش سازمان

وقتی که فرآیند توسعه در یک سازمان آغاز می شود، معمولآ اهمیت مدیر منابع انسانی توسط مدیر کل نادیده گرفته می شود. قبل از توسعه، ممکن است این وظیفه بخشی از وظایف یک مدیر اجرایی باشد، اما در شرایط تغییر، برای وی میسر نیست که توجه کاملی به مسئولیتهای مرتبط با منابع انسانی داشته باشد. در اینحالت مشکلات زیر ممکن است پیش آیند:

• مدیر اجرایی، که قبلآ ضمن انجام سایر مسئولیتهایش، مراقب وظایف منابع انسانی نیز بود، ممکن است قادر نباشد تا سهم خود در توسعه را تنظیم کند.
• توسعه سازمان، منجر به تغییر سیستم،و تغییر قوانین و مقررات در بخشهای مختلف سازمان می شود، بخش منابع انسانی بیشتر تحت تاثیر قرار می گیرد زیرا قوانین جدید باید برای سازمان بزرگتری چارچوب بندی شود. این قوانین ممکن باعث نارضایتی کارکنان شود.

برای غلبه بر این مشکلات مراحل زیر باید انجام شود:

• باید یک مدیر منابع انسانی بصورت تمام وقت منصوب کردد
• بخش منابع انسانی باید کارکنان بیشتری داشته باشد تا هم مراقب کارهای روتین باشند و هم مراقب برنامه های بلند مدت کاری.
• خطوط جدید ارتباطی باید بین کارکنان و بخشهای مختلف سازمان ایجاد گردد
• گروههای مشاوره ای، متشکل از کارکنانی از بخشهای مختلف، باید راه اندازی شوند تا بواسطه مشارکت کارکنان هماهنگی بیشتری برای پذیرش قوانین و مقررات جدید و تغییرات مرتبط با آنها ، بوجود آید .
• ممکن است کار گروه های کوچکی ایجاد شوند تا اطمینان حاصل شود که احساس تعلق در پرسنل ایجاد شده است. این روش اطمینان می دهد که مقاومت اولیه در برابر تغییرات از طریق ترغیب و ایجاد اعتماد می تواند برطرف شود.

مدیریت علمی

قبل از اینکه مدیریت تبدیل به یک شغل شود، بسیاری از کارگران انواع کارهای مختلفی را انجام می دادند. این سیستم زمان زیادی را هدر می داد و اغلب منجر به ناکارآمدی در برخی از وظایف واگذار شده می گشت. به منظور بهبود در این سیستم و افزایش بهره وری، مدیریت ماهر شروع به سازماندهی مجدد کار در چنین شیوه هایی کرد که طی آن بنا شد هر کارگر وظیفه مشخصی را انجام بدهد. سپس دریافتند که کارگران در انجام یک کار مشخص مهارتهای بیشتری کسب می کنند و و زمان انجام این کارها توسط اشخاص به نسبت زیادی کاهش می یابد.

تقسیم کار

همچنان که انجام هر کار مشخص توسط یک شخص مشخص ادامه یافت، به طور کلی این شیوه بعنوان تخصص در کار یا تقسیم کار شناخته شد. یک کار پیچیده به کارهای منفرد و قابل مدیریت کوچک شکسته شد که به افراد خاص و یا گروههای خاص نسبت داده می شد. دریافته شده بود که یک شغل متشکل از تعدادی کار است، هر چقدر تعداد این کارها (وظایف) کمتر باشد ، آن شخص در انجام آن کارها ماهرتر و کارآمدتر می گردد. شناخته شده ترین مثال از این تخصصها در صنعت اتومبیل می باشد که به هر کارگر کار خاصی واگذار می شود، و قطعات مختلف موتور خودرو از یک خط مونتاژ می گذرند و هر کارگر وظیفه مخصوص خودش را روی یک قطعه مشخص انجام می دهد و ادامه کار را به نفر بعدی واگذار می کند . امروزه تخصص در همه سازمانها تجربه شده است. برای انجام این تخصصها، و بروز رسانی آنها بصورت دوره ای، یک تیم از کارشناسان ممکن است درگیر انجام برخی مطالعات خاص باشند.

سازمانها و مطالعه روشها (مطالعات O & M( Organization and Method Studies

در این شیوه یک بررسی سیستماتیک از ساختار سازمان صورت می پذیرد، روش ها و رویه ها، و مدیریت و کنترل، از پایین ترین تا بالاترین سطح، انجام می شود. هدف این روش اینست که به مقایسه و ارزیابی بهره وری بپردازند تا به اهداف از پیش تعریف شده سازمانی برسند.

مطالعات O & M بیشتر درگیر رویه های مدیریتی، و بکارگیری تکنیک هایی مانند تحقیق در عملیات، مطالعه کار، و تحلیل سیستم ها می باشد. در اصل یک بررسی سیستماتیک از فعالیتها به منظور بهبود استفاده موثر از انسان و سایر منابع مادی می باشد. اساسآ این یک کار تخصصی می باشد که یک هدف اصلی دارد و آن بهبود بهره وری و کنترل در سازمان می باشد. به این ترتیب، می توان به آن بعنوان یک کار ضروری نگاه کرد که باید بخشی از هر سازمانی باشد. بعنوان مثال مطالعات O & M میتواند برای ساده سازی کار اداری انجام شود و هزینه ها را کاهش دهد. ممکن است در نتیجه این مطالعات کاغذ بازی کمتر شود و فعالیتهای غیر ضروری و یا تکراری حذف شوند. ممکن است طی مطالعات به این راه حل برسند که بجای ارسال نامه های داخلی روی کاغذ از شبکه داخلی و ایمیل داخلی استفاده کنند تا در مصرف کاغذ و جوهر پرینتر صرفه جویی گردد.

مطالعات O & M می تواند پایه ای برای نزدیک شدن به هر پروژه ای باشد. مراحلی که باید دنبال شوند به شکل خلاصه در زیر آمده اند:

• ناحیه و یا فرآیندی را که نیاز به بررسی دارد گزینش کنید
• وضعیت فعلی را ثبت کنید
• وضعیت فعلی را تجزیه و تحلیل کنید
• راه حل های جایگزین را طراحی، ارزیابی و بررسی کنید و فرصتهای بهبود یافته را پیشنهاد بدهید
• راه حل انتخاب شده را اجرا کنید. میتوانید این راه حل را بصورت آزمایشی آغاز کنید
• راه حل در حال پیاده سازی را نگهداری و تحت نظارت قرار بدهید. این از این بابت است که اطمینان حاصل شود، راه حلی که باید پیاده سازی می شده است، در حال اجرا می باشد یانه. همچنین باید اطمینان حاصل شود که آیا واقعآ منافع مد نظر حاصل شده است یا نه.

استخدام

واژه استخدام به اولین مرحله در فرآیند پر کردن جاهای خالی در سازمان اشاره دارد. این جاهای خالی بدلایل زیر می توانند بوجود آیند:

• ایجاد موقعیت جدید : ممکن است لازم باشد کارهای کارکنان موجود را افزایش بدهید ویا اینکه بصورت عمومی سازمان را گسترش بدهید. در ابتدا، بخش منابع انسانی باید بررسی کند که آیا کارکنان موجود می توانند کارهای جدید ایجاد شده را انجام بدهند یا نیاز به نفرات جدید دارند.
• استعفا و خاتمه کار در مورد کارمندان موجود: در ابتدا بخش منابع انسانی باید تصمیم بگیرد که آیا باید این جای خالی را پر کند یا نه. ممکن است کار این فرد را بین دیگران تقسیم کند. ممکن است این اتفاق فرصتی باشد تا به طراحی دوباره سهم کار هر کدام از کارکنان بپردازند.

سیاست استخدام

فرآیند استخدام ممکن است به روش های مختلفی آغاز گردد.

استخدام داخلی

• یک جای خالی در سازمان می تواند توسط فردی پر شود که در حال حاضر در موقعیت، یا بخش دیگری مشغول بکار می باشد. می توان از این مساله بعنوان یک فرصت استفاده کرد تا عملیات انتقال پرسنل و یا ترفیع پرسنل را انجام داد. مزایای اینگونه استخدام های داخلی به شرح زیر می باشد:
• کارکنان متوجه می شوند که کارسخت می تواند پاداشی یعنوان ترفیع درجه داشته باشد. و این منجر به رضایت شغلی بیشتر در بین پرسنل می شود.
• مهارتها و پتانسیلهای نامزدهای داخلی برای استخدام، برای مدیر در حال حاضر مشخص است، و به سادگی و بدون درگیر شدن به فرآیند استخدام می تواند آن فرد را به جای خالی ایجاد شده در سازمان منتقل کند.
• کارمندی که ترفیع داده شده است در مورد کار و سازمان شناخت کافی دارد. از اینرو مدت استقرار و آموزش این فرد نسبت به نیروهای جدید کمتر می باشد.

اگرچه ، استخدام داخلی یکسری معایب نیز دارد که به شرح زیر می باشد:

• سازمان فرصت جذب نیروهای جدید را از دست می دهد – مخصوصآ در سطوح مدیریتی – چرا که ممکن است فرد جدید ایده ها و نوآوریهای جدیدی را به سازمان بیاورد.
• سایر پرسنلی که – در نظر گرفته نشده اند – ممکن است حسادت کنند و با کارمند ترفیع داده شده همکاری نکنند.

برای غلبه بر این معایب مدیریت باید کارهای زیر را انجام بدهد:

• فرصت های ایجاد شده را بصورت گردشی بین همه توزیع کند
• گزینش بصورت منصفانه و بیطرفانه انجام شود
• گزینش بر اساس شایستگی و عملکرد باشد

استخدام خارجی

استخدام خارجی به معنای پر کردن جاهای خالی در سازمان از طریق منابع خارج از سازمان می باشد. این منابع می تواند شامل موارد زیر باشد:

• مدارس محلی
• کالج، کالج تخصصی، و دانشگاه ها
• آژانس های استخدامی
• مشاوران استخدام
• آگهی در روزنامه
• ارسال بر روی وب سایت استخدامی

معرفی شده توسط کارمندان موجود

این روش ترکیبی از منابع داخلی و منابع خارجی می باشد. کارمندان موجود می توانند دوستان یا بستگانشان را که برای آن شغل مناسب هستند پیشنهاد بدهند. اگرچه، باید مراقبت شود که این شیوه باید بصورت عادلانه استفاده شود تا باعث برانگیختن خشم سایر کارمندان نشود.

فرآیند استخدام

قبل از اینکه تصمیمی در مورد استخدام گرفته شود، ضروری است که مطمئن شویم جنبه های مختلف یک استخدام بالقوه در نظر گرفته شده اند. برای این منظور، مراحلی مختلفی باید بکار گرفته شوند.

تجزیه و تحلیل شغل

تجزیه و تحلیل شغل، فرآیندی است که بوسیله آن شرحی برای روش ها و رویه های موجود انجام آن شغل ایجاد می گردد، شرایط فیزیکی که کار باید در آن انجام شود، ارتباط آن شغل با سایر شغلها، و سایر شرایط استخدامی. تجزیه و تحلیل شغل بدین معناست که در واقع چه کاری انجام می شود که مخالف آن اینست که چه کاری باید انجام شود . بنابراین، اگر یک کارمند فعالیتهایی را انجام می دهد که برای انجام شغلش ضروری نمی باشد، این کارها نیز همچنان بخشی از تجزیه و تحلیل شغل می باشند.

با گذشت زمان شغل تغییر ماهیت می دهد. تحولات جدید اتفاق می افتند. پرسنل جدید استخدام می شوند. این مسائل ایجاب می کند که مشاغل مورد بازنگری واقع شوند و تجزیه و تحلیل شوند تا با شرایط تغییریافته، تطبیق داده شوند.

هر شغلی شامل تعدادی وظیفه می باشد. برخی از این وظایف نیاز به مهارتهای تخصصی، دانش، و آموزش دارند. سایر وظایف ممکن است ساده تر باشند. برای توصیف یک شغل در ابتدا لازم است که آن را تجزیه و تحلیل کرد. تجزیه و تحلیل صورت می پذیرد تا موارد زیر درباره آن شغل آشکار شود:

• چه کارهای مختلفی انجام می شود – خواه اینکه آن یک کار تنها باشد و یا اینکه مجموعه ای از کارهای گوناگون باشد.
• کارهای مختلف چگونه انجام می شوند. معنای آن اینست که روش انجام کار در بهترین حالت ممکن چیست.
• چه شایستگیهایی (تحصیلات، آموزش، مهارتها و ...) و چه ویژگیهایی (بینایی خوب، شنوایی خوب، صدای دلنشین و ...) باید در نامزد آن شغل وجود داشته باشد.
• نامزد دریافت شغل، برای چه و نزد چه کسانی مسئول می باشد.

هدف از تجزیه و تحلیل شغل این نیست که یک شیوه ایده آل را توصیف کنیم بلکه هدف اینست تا به مدیریت نشان بدهیم اجزاء مختلف سازمان در حال حاضر چگونه مشغول ایفای وظایفشان هستند. تجزیه و تحلیل مشاغل بخش منابع انسانی را قادر می سازد تا مشاغل مختلف را با هم مقایسه کنند. این پروسه اطلاعاتی را درباره وضعیت مشاغل گوناگون گرد آوری می کند که برای ارزیابی مشاغل و یا آموزش می توان از این اطلاعات استفاده کرد. اطلاعات مربوط به مشاغل را می توان از طریق منابع مختلفی همچون مشاهده کارگران، مصاحبه، پرسش و پاسخ، تابلوی اعلانات و ... جمع آوری کرد. دانش نسبت به ابزارهای کار و عملکرد واقعی کار باید کسب شود. کشف شده است که در مورد کارمندان دفتری پرسشنامه مناسبتر است و در مورد کارکنان فروشگاه مصاحبه بهتر جواب می دهد. شرایط کاری و خطرات کار هنگامی که توسط تحلیلگر مشاهده شوند بهتر توصیف می گردند.

توصیف شغل

نتایج تجزیه و تحلیل شغل منجر به تنظیم شرح کار می شود. شرح کار یک شغل خاص را تعریف می کند. نوشتن شرح کار برای پرسنل تولید، پرسنل دفتری، و سرپرستان خط اول کارهایی هستند که نسبتآ ایجاد شده اند. دو نوع شرح کار وجود دارد که از دیدگاههای زیر با هم متفاوتند:

• شرح کارهای سطح پایین تر که معمولآ توسط بخش منابع انسانی نوشته می شود، اما شرح کار مدیریت توسط هیئت اجرایی خود مدیر و یا مافوق وی نوشته می شود.
• شرح کارهای سطح پایینتر نوشته می شوند تا توسط آنها به مدیریت حقوق و دستمزد، و وظایف روزانه محوله بپردازند و بطور محسوس مشخص اند. از طرف دیگر، شرح کارهای سطح بالاتر بیشتر نزدیک به برنامه های سازمان هستند و طبق طبیعتشان توصیفی نامحسوس هستند.

شرح کار یک شغل خاص را توصیف می کند. هدف شغل را بیان می کند و ارتباط آن شغل را با سایر شغلها یا سایر افراد مشخص می سازد. شرح کار شامل موارد زیر می باشد:

• عنوان شغل، بخش یا گروه، و جزئیات کارگروه مربوطه
• اهداف شغل، برای مثال، در مورد پست ناظر بخش خدمات مشتریان، هدف شغل اینست که اطمینان حاصل کند پرسشها و شکایات مشتریان بی درنگ مورد رسیدگی واقع شود
• لیست وظایف
• مسئولیت ها، شخص برای چه و در برابر چه کسانی مسئولیت دارد
• اطلاعاتی درمورد اشخاص مرتبط با کار – هم اشخاص داخلی و هم اشخاص خارج از سازمان
• اطلاعاتی درباره کار، محیط کار مانند دفتر خصوصی یا محیط باز اداری
• جزئیات ساعات کاری، تعطیلات، مرخصی استعلاجی و ...
• جزئیاتی درباره حقوق، اضافه کاری، پاداش، و سایر مزایا

شرح کار جزئیات اطلاعات مرتبط با کار را نشان می دهد، و یک نامزد دریافت شغل را کمک می کند تا تصمیم بگیرد که آیا می خواهد آن کار را بدست آورد یا نه. همچنین به نامزد کسب شغل کمک می کند تا وظایفش را بصورت کامل و بدون شک و شبهه ای بشناسد

ویژگیهای کارمند

ویژگیهای کارکنان جزئیاتی در مورد کیفیتهای پرسنل در اختیار قرار می دهد. همینطور به سازمان کمک می کند تا تصمیم بگیرند که آیا یک نامزد خاص برای احراز آن شغل مناسب می باشد یا نه. جزئیات زیر در ویژگیهای پرسنل موجودند :

• خصوصیات فیزیکی: سن، وضعیت سلامت عمومی و ...
• ویژگیهای روحی و روانی: هوشیاری، صبوری و ...
• مهارتها: برنامه های کاربردی، دانش فنی و ...
• مدارک: تحصیلات، تجربه، دوره های آموزشی و ...
• شخصیت: قابل اعتماد، صادق، سختکوش، دلنشین و ...

از طریق ویژگیهای پرسنل بخش منابع انسانی می تواند قادر باشد تا با توجه به وضعیت فیزیکی، وضعیت روحی، مهارتها، مدارک و ... که در نامزد کسب شغل وجود دارد تصمیم گیری کند که آیا برای انجام شغل مربوطه مناسب می باشد یا نه.

جذب متقاضیان مناسب

پس از تجزیه و تحلیل شغل مربوطه، و همچنین ویژگیهای متقاضی، بخش منابع انسانی آماده است تا نامزدهای مناسب را جذب کند و برای انجام آن شغل بکار گیرد. برای این منظور، آگهی با جزئیات زیر چاپ می شود:

• نام کامل سازمان، آدرس فیزیکی آن، و ماهیت فعالیتش
• عنوان شغل و اهداف آن
• جزئیات وظایف مهم مربوط به شغل
• ویژگیهای پرسنل مورد نظر
• اطلاعات درمورد حقوق و مزایا
• اطلاعاتی در باره نحوه درخواست و مدارک همراه درخواست

فرم درخواست استخدام

در بسیاری از موارد فرم درخواست استخدام برای متقاضیان ارسال می گردد، یا از طریق وبسایت سازمان در اختیار متقاضیان قرار داده می شود تا آن را پر کنند و سپس ایمیل کنند. این کار انجام می شود تا اطمینان حاصل شود که تمامی اطلاعات مربوطه که سازمان به دنبال آن است تهیه شده اند. این شیوه باعث می گردد تا سازمان زمان کمتری را صرف کند و متقاضیانی را که مناسب نیستند در همان ابتدای کار فیلتر کند. فرم درخواست استخدام به شیوه ای طراحی می شود که اطلاعات بصورت ترتیبی خاص از آن استخراج گردد. این به بخش منابع انسانی در گزینش یاری می رساند.

ممکن است برای مشاغل مختلف فرم های درخواست استخدام متفاوتی طراحی گردد. اگر چه، یک فرم درخواست استخدام استاندارد معمولآ اطلاعات زیر را دارا می باشد:

• بخش اول : شامل یکسری اطلاعات استاندارد می باشد از قبلی نام، آدرس، سن، ملیت، محل اقامت، شماره تماس و ...
• بخش دوم: اطلاعاتی در مورد شرایط فیزیکی از قبیل قد، وزن، بیماری، و ... . این بخش میتواند تصدیق کند که متقاضی از نظر جسمی و روانی در سلامت بسر می برد.
• بخش سوم: شامل اطلاعاتی در مورد تحصیلات و دوره های آموزشی می باشد
• بخش چهارم: تجارب کاری درسایر شرکتها
• بخش پنجم: سرگرمیها، علاقه مندیها. این نوع اطلاعات در مورد مشاغل مدیریتی بسیار حائز اهمیت می باشند
• بخش ششم: اطلاعاتی در مورد محل کار قبلی. برخی اوقات اعتبار شخص را می توان با تماس با کارفرمای قبلی اش سنجید
• بخش هفتم: اطلاعات تکمیلی که در مراحل قبل از قلم افتاده اند
• بخش هشتم: دریافت تاییدیه و تصدیقی از متقاضی که صحت گفته هایش را کتبا تصدیق نماید. امضا و تاریخ در اینجا ضرورت دارد.

پیوست به فرمهای درخواست، رزومه کاری

معمولآ از متقاضیان درخواست می شود که مدارکی را ضمیمه درخواست استخدامشان بکنند. شایع ترین مدارکی که ضمیمه می شوند به شرح زیر می باشند:

• توصیه نامه یا رضایتنامه ای از کارفرمای قبلی، یا سایر افرادی که این شخص را می شناسند، و یا کسانی که ویژگیها ، مهارتها و تواناییهای متقاضی اطلاعاتی دارند.
• یک کپی از مدارک تحصیلی یا مدارک مربوط به دوره های گذرانده شده.
• رزومه – خلاصه ای از جزئیات مربوط به متقاضی به نگارش خودش

گزینش

وقتی که درخواستهای استخدام دریافت شدند، اطلاعات موجود در درخواستهای استخدام با نیازمندیهای شغل مربوطه مقایسه می شوند. از متقاضیانی که واجد شرایط لازم باشند، درخواست می شود تا برای مصاحبه حضوری مراجعه کنند.

مصاحبه استخدام

سیستم مصاحبه: مصاحبه یک ملاقات حضوری و رو در رو می باشد که بین متقاضی و نماینده کارفرما برگزار می شود. بسته به نوع شغل، معمولآ مصاحبه کننده مدیر منابع انسانی و یا مدیر منابع انسانی به همراه مدیر بخش مربوطه می باشند. برای پستهای مدیریتی معمولآ هیئتی از مصاحبه کنندگان، متشکل از مدیر منابع انسانی، مدیر بخش مربوطه، یکی از مدیران رده بالا، و کارشناسان داخلی یا خارجی حضور دارند.

هدف از مصاحبه : اهداف مصاحبه به شرح زیر می باشد:

• تایید اطلاعات اعلام شده توسط متقاضی
• برای اینکه مصاحبه شونده فرصتی داشته باشد تا درباره جزئیات مربوط به مواردی که در فرم درخواست استخدام نوشته است مطالب بیشتری را مطرح کند.
• برای اینکه مصاحبه کنندگان قادر باشند رفتار، اطوار، و هوشیاری مصاحبه کننده را از نزدیک ببینند
• برای اینکه متقاضیان بتوانند از نزدیک با سازمان آشنا شوند
• برای اینکه مصاحبه کنندگان از بین واجدین شرایط گزینش را صورت بدهند

هدایت مصاحبه های استخدامی: برای اطمینان از اینکه فرآیند مصاحبه موفقیت آمیز بوده است، ضروری است تا از پیش برای مصاحبه ها برنامه ریزیهای لازم انجام شود. برنامه ریزیها و آماده سازیهای زیر میتواند به مصاحبه کنندگان کمک کند:

• موضوع مصاحبه باید در مورد شرح کار و ویژگیهای متقاضی باشد
• هر مصاحبه باید همراه با یادداشتهایی درمورد جزئیات مربوط به متقاضی باشد. مصاحبه های مختلف می تواند جنبه های بیشتری از متقاضی را برای کارفرما مشخص سازد.
• باید از سوالات تکراری و نامربوط توسط مصاحبه کننده پرهیز گردد . هرچند که بسته به نوع شخصیت متقاضی و مهارتهایش باید انعطاف پذیریهای لازم صورت پذیرد.

انجام مصاحبه برای بهترین نتاج:

• مصاحبه کنندگان باید درک کنند که بعضی متقاضیان در ابتدای کار ممکن است خجالتی یا نگران باشند. آنها باید با مکالمات عمومی مانند اینکه چقدر زمان برد تا به محل مصاحبه برسی، مصاحبه را آغاز کنند. و با رفتار مناسب و خوش آمد گویی یا صرف قهوه از وی پذیرایی شود.
• اتاقی که مصاحبه در آن انجام می شود باید ساکت و آرام و راحت باشد.
• مصاحبه کننده باید با برخاستن از جای خود و دست دادن به متقاضی و صحبتهای دوستانه و ... با متقاضی برخورد کند
• برای نتیجه دهی بهتر باید به متقاضی فرصت صحبت داده شود و وی را تشویق به اینکار کنند. بهتر آنست که مصاحبه کننده بیشتر شنونده باشد، تا تمرکز بر روی صحبتهای متقاضی باشد.
• اگر متقاضی به سوالی پاسخ اشتباه بدهد، مصاحبه کننده نباید اشتباه وی را گوشزد کند. و سوالات تکمیلی دیگر پرسیده شوند. در غیر اینصورت ممکن است موضوع صحبت عوض شود.
• برخی مصاحبه کنندگان ممکن است برای خودی نشان دادن در برابر سایر مصاحبه کنندگان یا متقاضی شروع به سخنرانی کنند. این مساله کاملآ غیر قابل قبول است. مصاحبه فرصتی است تا متقاضی را بشناسند.
• قبل از اینکه مصاحبه خاتمه یابد، مصاحبه کننده باید مطمئن شود که تمامی سوالات ضروری را پرسیده است. در این موقع باید به مصاحبه شونده فرصتی داده شود تا در مورد کار و محیط سازمان و ... سوالاتش را بپرسد و پاسخهای روشن و دقیق به وی داده شود.
• در پایان باید به متقاضی گفته شود که پاسخ مصاحبه چه زمانی به وی اعلام خواهد شد. و طوری برخورد شود که متقاضی با انرژی مثبت جلسه را ترک کند.

آزمونهای گزینشی

برای برخی پستها باید یکسری آزمونها قبل از استخدام صورت پذیرد. دقت شود که این آزمونها نمیتوانند جای مصاحبه را بگیرند. برخی از این آزمونها به شرح زیر می باشند:

• تست کار: این تست انجام می شود تا مطمئن شوند که متقاضی مهارتهایی را که مدعی است دارا می باشد یا نه. بعنوان مثال از یک منشی ممکن است درخواست شود تا نامه ای را تایپ کند، یا از یک راننده تست رانندگی گرفته شود. یا از یک راننده لودر درخواست شود که لودری را براند.
• تست استعداد: این تست ها طوری طراحی می شوند که مهارتهای انجام کارهای ساده را بررسی کنند
• تست هوش: توانایی استدلال متقاضی را تست می کند
• تست های شخصیت: این تستها طوری طراحی می شوند تا وجود یا عدم وجود برخی صفات شخصیتی را نمایان کنند

انتصاب

بعد از اینکه گزینش انجام شد، متقاضی یا متقاضیان انتخاب شده بصورت تلفنی یا نامه کتبی (ترجیحآ تلفنی) مطلع می شوند. و جزئیات مربوط به پست مربوطه، و تاریخ آغاز به کار به آنها اطلاع رسانی می شود. طی این عملیات حکمی کتبی برای انتصاب در شغل مربوطه شامل جزئیات حقوق دریافتی، ساعات کاری، شرح وظایف، بخش مربوطه و ... صادر می شود.

در صورت گزینش متقاضی باید سریعآ به وی اطلاع رسانی شود، زیرا ممکن است متقاضی در جاهای دیگری نیز درخواست استخدام داده باشد. به هر حال اگر فرد گزینش شده منصرف شده بود نفر بعدی انتخاب شده در لیست جای وی را خواهد گرفت.

برخورد با متقاضیان رد شده (پذیرفته نشده)

متقاضیان پذیرفته نشده نیز باید با نامه ای محترمانه طوری که باعث ایجاد ناامیدی و ناراحتی در آنها نشود به سرعت مطلع شوند.

از آنجا که فردی که در آن شغل پذیرفته نشده است، ممکن است بعدها در همان شغل یا مشاغل دیگری در سازمان استخدام شود. بنابراین بهتر است که فایلهای مربوط به درخواستهای استخدام در جای مناسبی بایگانی شوند. تا اگر درآینده فرصتی ایجاد شد بتوان با آنها تماس گرفت.

دوره آزمایشی یا دوره مشروط

این خیلی شایع است که به کسانیکه استخدام می شوند پیشنهاد کار بصورت آزمایشی یا مشروط در دوره های زمانی یک، سه، یا چند ماهه را می دهند. تا اگر فاقد استانداردهای لازم بود پس از طی شدن دوره آزمایشی عذر وی را بخواهند.

دوره آزمایشی علاوه بر اینکه به کارفرما اجازه می دهد تا توانایی ها و شخصیت پرسنل را بهتر بشناسد، همینطور فرصتی است برای پرسنل که در صورت عدم رضایت از محیط سازمان کار را ترک کند.

بعد از دوره آزمایشی در صورت رضایت طرفین پرسنل مربوطه در شغلش ابقا می شود. فرآیند استخدام وی تکمیل می گردد.