شغل مدیر

بسیار دشوار است که کار یک مدیر را توصیف کنیم. توصیفی که از شغل مدیریت وجود دارد مدام در حال تغییر است. مدیر مسئول همه چیز است ، از مبارزه با آتش سوزی گرفته تا مقابله با حوادث پیش بینی نشده و بحرانها. همچنین توصیف شغل مدیریت از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت می باشد. واژه مدیر در مورد تمام سطوح مدیریت در یک سازمان بکار می رود. معمولآ واژه مدیر در مورد کسانیکه بر کار دیگران نظارت می کنند استفاده می شود. بعنوان مثال می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• رهبر یک تیم یا منطقه
• سرپرست خط تولید
• مدیر میانی
• سر گروه
• معاونت
• رئیس
• افسر ارشد اجرایی
• مدیر عامل
• افسر جانشین

با این تفاسیر اگر ما نگاهی به سوال "مدیر چه کار می کند؟" بیندازیم. پاسخ سر راست و ساده ای وجود ندارد.

وظایف مدیریت

در حالت کلی مدیران چهار وظیفه اصلی دارند :

• برنامه ریزی
• سازماندهی
• رهبری
• کنترل

برنامه ریزی : مدیران برای رسیدن به اهداف مد نظرشان باید برنامه ریزی کنند.

سازماندهی : مدیران باید بدانند برای انجام کارها چند نفر مورد نیاز است . همچنین جریان انجام کار را تعیین می کنند (چه کسی چه کاری را باید انجام بدهد). بطور کلی ساختاری که برای انجام این امور مورد نیاز می باشد سازماندهی نامیده می شود.

رهبری : مدیران باید نظارت، رهبری، ایجاد انگیزه، آموزش، راهنمایی، استخدام و دسترسی به پرسنل را انجام بدهند. راههای زیادی برای انجام این امور وجود دارد.

کنترل : مدیران باید بر آنچه که در محدوده مدیریتشان اتفاق می افتد آگاه باشند تا مطمئن شوند که به اهداف مشخص در زمان مشخص می رسند. اگر لازم باشد برای رسیدن به اهداف اصلاحات لازم را انجام می دهند. هر چه سریعتر اقدامات اصلاحی اتفاق بیفتند دسترسی به اهداف سریعتر حاصل می شود.

مهارتهای مدیریتی

کتابهای مدیریتی در مورد مهارتهای مختلفی که یک مدیر باید دارا باشد بحث کرده اند. این مهارتها شامل مهارتهای مفهومی، فنی و انسانی می باشد.

• مهارتهای مفهومی : قادر به دیدن تصویر کلی از وضعیت باشد. توانایی رسیدن به ایده ها، ایجاد چشم انداز و برنامه ریزی برای آینده.
• مهارتهای فنی : داشتن دانش تخصصی در مورد حیطه مدیریتش.
• مهارتهای انسانی : قادر به کار با دیگران بصورت انفرادی و گروهی.

مطابق با متون مدیریتی، هر مدیری باید سه مهارت فوق را دارا باشد. اما با توجه به موقعیت مدیر در سازمان میزان این مهارتها می تواند متفاوت باشد.

برنامه ریزی در سازمان

سازمان موفق، سازمانی است که یک برنامه شفاف و واضح داشته باشد. که در آن مشخص باشد سازمان قصد انجام چه کاری را دارد و می خواهد به کجا برسد. این طرح و برنامه به پرسنل نیز کمک می کند تا تصمیم گیری نمایند.

هر سازمانی نیاز دارد تا برای خودش یکسری مزیتهای رقابتی منحصر به فرد داشته باشد. و این باعث می گردد تا آن سازمان نسبت به سایر سازمانهای مشابه بهتر جلوه کند. اگر چنین مزیت رقابتی وجود ندارد اساسا چرا سازمان ایجاد شده است. بطور کلی در اقتصاد سرمایه داری و بازار محور سازمانهایی موفق هستند که از مزیت رقابتی بهتری نسبت به رقبا برخوردار باشند.

کلمه "بهتر" را به شکل زیر نیز می توان معرفی کرد:

• سریعتر
• بزرگتر
• ارزانتر
• قوی تر
• لوکس تر
• تولید بومی یا استفاده از تامین کنندگان بومی
• سازگار با محیط زیست
• مشتری گرا
• اشتغال منحصر بفرد ( بعنوان مثال سازمانی اقدام به استخدام زندانیان تازه آزاد شده بکند)

سازماندهی سازمان

تصمیم گیرندگان در سازمان باید این سوالها را از خود بپرسند:

• چه نوع ساختاری باید ایجاد کرد؟
• چگونه می خواهید کارها انجام بشوند؟
• ایده شما درباره مرکزیت یا تمرکز زدایی چیست؟
• چگونه پستها و مسئولیتها را ایجاد کنیم؟

در آمریکای شمالی امروزه اکثر سازمانها به شیوه بوروکراسی ساختاربندی شده اند. این یک شیوه سنتی است که به دوران ژولیوس سزار Julius Caesar باز می گردد. و پس زمینه نظامی دارد.

سازمانهای بوروکراتیک شبیه یک هرم سازماندهی شده اند. یک نفر در راس هرم، تعداد زیادی در پایین هرم و لایه هایی هم در میان هرم موجود می باشد. بوروکراسی در سازمانهای کوچک حتی با ده پرسنل نیز می تواند برقرار باشد.

رهبری در سازمان

اولین چیزی که ما باید بدانیم تفاوتهای مدیر با رهبر می باشد.

مطابق دانشنامه انکارتا Encarta :

• مدیر کسی است که مسئول کارگردانی و کنترل کار و کارکنان یک کسب و کار و یا بخشی از آن کسب و کار می باشد.
• رهبر کسی است که مردم از آن پیروی می کنند.

این دو کاملآ متفاوت هستند. مدیران و رهبران کاملآ متفاوت هستند. ما به مدیران نیاز داریم اما شاهد نیاز فزاینده ای به وجود رهبران هستیم. آنها یک چیز نیستند، آنها متفاوت عمل می کنند و مهارتهای متفاوتی نیز مورد نیازشان می باشد.

کنترل سازمان

شاید بهتر باشد از کلمه مانیتور کردن بجای کنترل استفاده کرد. زیرا کنترل بار لغوی متفاوتی دارد . کنترل به معنای نظارت بر انجام بهینه امور در سازمان می باشد.

اکثر سازمانها می دانند که باید بر امور مالی شرکت کنترل داشته باشند. آنها ابزارهای زیادی را بکار می گیرند تا از سلامت مالی سازمان مطمئن شوند. بعنوان مثال از نسبتهای نقدینگی، سودآوری و ... برای کنترل اوضاع مالی شرکت استفاده می شود.

اگر چه سازمانها به مکانیزم های کنترل بیشتری نیاز دارند.هدف از کنترل اینست که مطمئن شویم امور طبق برنامه ریزیها و اهداف سازمان پیش برود.