استقرار (منصوب کردن پرسنل)

معنا و هدف

فرآیند استقرار بدین معناست که یک کارمند جدید را به محیط کار جدیدش معرفی کنید. طی این فرآیند وضعیت شغل جدید، قوانین کار، شرایط کاری، امتیازات، فعالیتها، و دیگر ویژگیهای سازمان به کارمند جدید معرفی می شود.

بسیار مهم است که در روز اول تصویر خوبی از کار به کارمند جدید نشان داده شود. اگرچه، برنامه استقرار نباید به این مساله ختم شود. و در ضمن خیلی مهم است که برای فرآیند استقرار برنامه ریزی سیستماتیکی موجود باشد تا طی چند روز یا طی کوتاه ترین زمان ممکن تمامی جنبه های کار پوشش داده شود.

بهتر است اکثر اطلاعات بصورت کتابچه ای با توجه به رتبه وشغل، در اختیار تمامی کارکنان قرار بگیرد، فرآیند استقرار ممکن است شامل معرفی بخش مربوطه و معرفی سرپرست بخش مربوطه، توسط یکی از اعضا بصورت خلاصه وار باشد.

در مورد کارکنانی که مسئولیت مدیریتی، یا نظارتی دارند، فرآیند استقرار ممکن است بصورت مفصل تر برگزار شود. برخی سازمانها برای این منظور فیلمی را از پیش تهیه می کنند که فعالیتهای سازمان را معرفی می کند. برخی دیگر از سخنرانی و ارائه در سازمان خودشان را معرفی می کنند.

برنامه استقرار موثر

در برخی سازمانها، برنامه استقرار، به چندین مرحله تقسیم می شود. در مرحله اول، عملیات استقرار توسط یکی از اعضای بخش منابع انسانی بصورت عمومی صورت می پذیرد. در مرحله دوم، عملیات استقرار توسط سرپرست بخش مربوطه صورت می پذیرد. که اطلاعاتی در مورد شغل، وظایف، مسئولیتها، اهمیت شغل مربوطه، و ارتباط شغل با سایر مشاغل به کارمند جدید داده می شود. علاوه بر این کارمند جدید به همکارانش معرفی می شود.

برنامه استفرار باید با مشاوره با کسانی که در این مساله درگیر هستند ترسیم شود. بسته به میزان بزرگی و پیچیدگی کسب و کار این مشاوران میتوانند شامل موارد زیر باشند:

• مدیریت ارشد
• سرپرستان یا مدیران خط
• مقامات منابع انسانی
• مدیران ایمنی و بهداشت
• نماندگان کارکنان یا اتحادیه های کارگری

برنامه استقرار شامل چه مواردی می باشد

استقرار معمولآ شامل جلسه ای بین کارمند جدید و سایر افراد می باشد که هر کدام از این افراد در مورد بخشی از جنبه های کار صحبت می کنند. سایر روشها شامل، اطلاعات نوشته شده، فایلهای صوتی یا تصویری، و بحث گروهی می باشد.

موارد زیر بصورت کلی در برنامه استقرار پوشش داده می شوند:

• معرفی شرکت و کار، معرفی پرسنل و ساختار مدیریت
• بخشهای ساختمان (کارخانه یا دفاتر اداری)
• شرایط و ضوابط استخدام
• سیاستهای مرتبط با پرسنل مانند آموزش، ترفیع، بهداشت و ایمنی
• قوانین و روشهای کار
• تنظیم مشارکت و ارتباطات کارکنان
• امکانات و مزایای رفاهی کارکنان

پیگیری

یک پیگیری غیر رسمی میتواند گفتگو بین کارمند جدید و مدیر بخش طی هفته های اول کاری باشد، که این مساله می تواند در رفع سوء تفاهمات یا شبهات کارمند جدید بسیار سودمند باشد. همچنین این نوع گفتگو می تواند باعث رفع فوری اشکالات پرسنل جدید باشد. همچنین می توان از این طریق به پرسنل جدید مشاوره و یا کمک عملی رساند. و همینطور باعث ایجاد رابطه کاری خوب بین مدیر و پرسنل می گردد. در نهایت منجر به کارآمد بودن و بهره وری پرسنل جدید برای سازمان می گردد.

آموزش و توسعه

بعد از اینکه متقاضی کار گزینش شد و فرآیند استقرار تکمیل گشت، مدیریت احتیاج دارد تا کارمندان جدید را آموزش بدهد. این مطلب از این حیث اهمیت دارد که بهره وری سازمان تا حدود زیادی وابسته به آموزش و توسعه کارکنان می باشد. مخصوصآ امروزه که فرآیند ها و تکنیکهای مدیریت بسیار پیچیده گشته اند، آموزش و توسعه پرسنل بسیار حائز اهمیت می باشد.

در حالت کلی واژه های آموزش و توسعه بعنوان واژه های مترادف یکدیگر بکار می روند. اما در مفاهیم با یکدیگر تفاوتهایی دارند. آموزش عملی است که طی آن مهارتها و دانش پرسنل را برای انجام کار خاصی بهبود می بخشد. تاثیر آن ، مهارتهایی خاص برای اهدافی خاص می باشد. و بسیار مبتنی بر شغل می باشد. آموزش هم برای پرسنل جدید و هم پرسنل قدیمی صورت می پذیرد. در مقابل، توسعه فرآیندی است که طی آن مدیران و مدیران اجرایی علاوه بر کسب مهارتها و دانش مربوط به کارشان، ظرفیت پستهای مدیریتی در آینده را نیز بدست می آورند.

احتیاجات و مزایای آموزش

• برنامه های آموزشی به افزایش کمیت و کیفیت خروجی کمک می کند
• این برنامه ها به تک تک افراد کمک می کند تا پتانسیل های خود را توسعه داده و بکار گیرند
• پرسنل احساس می کنند که توسط مدیران خود مورد مراقبت قرار می گیرند و این به افزایش روحیه آنها کمک می کند
• با آموزش، کارکنان این توانایی را پیدا می کنند که به صرفه ترین و بهترین استفاده را از مواد و تجهیزات ببرند. در نتیجه این امر بهای تمام شده محصولات کاهش می یابد.
• پرسنل آموزش دیده نظارت کمتری احتیاج دارند. به همین دلیل، محدوده مدیریتی ناظران کاهش می یابد. و در نتیجه هزینه نظارت کاهش می یابد.
• همینطور آموزش باعث می شود خط دومی از مامورین شایسته تشکیل گردد. و در صورت نیاز به جایگزینی نیروها می توان طبق این شایستگی ها این کار را انجام داد.
• در دسترس بودن پرسنل آموزش دیده اطمینان می دهد که سازمان در بلند مدت ثبات و انعطاف پذیری بیشتری دارد.
• همچنانکه مدیران با آخرین مفاهیم، اطلاعات، و تکنیکها آشنا می شوند، آنها واجد شرایط بهتری می گردند و می توانند قدرت و ارزش برند سازمان را افزایش دهند.

انواع برنامه های آموزشی

تمامی برنامه های آموزشی که توسط سازمانها طراحی می شوند می توانند یکی از انواع زیر باشند:

آموزش شغلی

هدف از آموزش شغلی بالابردن دانش پرسنل در مورد شغلشان می باشد که در نتیجه آن مهارت ها و بهره وری پرستل بهبود می یابد. در آموزش شغلی، پرسنل روشهای صحیح استفاده از دستگاهها و تجهیزات، اجتناب از حوادث،و از بین بردن تنگناها، را فرا می گیرند.

تجدید آموزش

در آموزشهای اولیه، پرسنل بصورت رسمی برای مشاغلشان آموزش می بینند، اما با گذشت زمان، ممکن از برخی روشهایی را که فراگرفته اند فراموش کنند. و یا اینکه ممکن است که آموزشها بدلیل پیشرفت تکنولوژی قدیمی شده باشند. از اینرو برای تازه سازی و بالا بردن دانش پرسنل دوره های تجدید آموزش برگزار می گردند.

آموزشهای ارتقاء

خیلی از سازمانها سیاستی را اتخاذ می کنند که جاهای خالی در سطوح بالاتر را با ترفیع پرسنل موجود پر کنند. وقتی پرسنل یک سازمان در کارشان ارتقاء پیدا می کنند، آنها باید مسئولیتهای جدیدی را بپذیرند. آنها باید برای پذیرش مسئولیتهای جدید آموزشهای لازم را ببینند.

روشهای آموزش و توسعه

برنامه های آموزش و توسعه بسیار زیادی با توجه به انواع پرسنل و انواع سطوح وجود دارند. بطور کلی، روشهای آموزش و توسعه به دو طبقه بندی زیر تقسیم می شوند:

روشهای ضمن خدمت

• آموزش شغلی خاص
• آموزش کارآموزی
• برنامه های مربی گری و جانشینی
• گردش شغلی
• پروژه های خاص و نیروهای ضربتی

روش های تمرینی (در محیط های شبیه سازی شده)

• دوره های خاص و سخنرانی
• همایش ها
• مطالعات موردی
• شبیه سازی ایفای نقش
• آموزش میزان حساسیت

ویژگی های یک برنامه آموزشی خوب

خیلی از سازمانها، حتی اگر کارکنان آموزشی زیادی داشته باشند، و مبالغ زیادی را صرف برنامه های آموزشی کرده باشند، نتایج خوبی نمی گیرند. برای اینکه مطمئن شویم برنامه های آموزشی موثر بوده اند و سازمان نتایج خوبی را از آنها گرفته است، اصول زیر باید در برنامه های آموزشی مشاهده گردد:

• تعیین نیازهای آموزشی: مدیریت ابتدا باید نیازهای آموزشی پرسنل را تعیین کند، و سپس موثرترین شیوه آموزشی را انتخاب نماید.
• نیازهای شغل مربوطه : برنامه های آموزشی باید با نیازهای شغلی که جهت آموزش در نظر گرفته شده است مرتبط باشد.
• کمک هزینه برای تفاوتهای فردی: افراد از نظر تواناییها ، ظرفیت یادگیری، و علایق شخصی متفاوت می باشند، بنابراین مدیریت باید این فاکتور مهم را در طراحی برنامه های آموزشی نظر بگیرد.
• برنامه های آموزشی باید نتیجه گرا باشند: مدیریت باید از آموزش به منظور آموزش بپرهیزد، و علاقه بیشتری نسبت به مزایای برنامه های آموزشی نشان بدهد.
• مشوق های مناسب: باید مشوق هایی برای کارآموزان دیده شود تا برنامه های آموزشی را جدی بگیرند.
• پشتیبانی مدیریت: مدیریت ارشد باید به برنامه های آموزشی علاقه نشان بدهد و از این برنامه ها حمایت کند. از زیردستان نمیتوان انتظار داشت که برنامه های آموزشی را جدی بگیرند، در حالی که مافوق های آنها خودشان این مساله را جدی نمی گیرند.

طراحی برنامه های آموزشی

طراحی برنامه های آموزشی با اهداف روشن یک مرحله حیاتی است که در حیطه کل فعالیتهای آموزشی می باشد. آموزش یک وسیله برای رسیدن به اهداف نهایی می باشد و خودش به تنهایی هدف نمی باشد. اگر غیر از این باشد مجموعه تلاشهای آموزشی به هدر رفته است. قبل از اعلام برنامه های آموزشی باید پیوند بین طراحی و اهداف باید به دقت توسط بخش منابع انسانی مورد تفکر واقع شود. نکات زیر برای موفقیت آمیز بودن یک برنامه آموزشی باید مد نظر قرار بگیرد:

مربی : انتخاب استادان برای موفقیت آمیز بودن برنامه های آموزشی حیاتی می باشد. هماهنگ کننده بخش منابع انسانی باید مطمئن شود که مربی انتخاب شده از نظر عمومی، و دانش و تخصص فنی نسبت به موضوع آموزش واجد شرایط لازم باشد و تجربه و مهارت کافی برای مدیریت جلسات آموزشی را داشته باشد. همینطور مربی باید بتواند با توجه به تغییرات برنامه های آموزشی انعطاف پذیری لازم را داشته باشد و توانایی ایجاد انگیزه و علاقه در کارآموزان را داشته باشد. از نقطه نظر ویژگیهای شخصیتی نیز باید دارای ذهنیتی باز در مواجهه با ایده های جدید باشد، همینطور قدرت رصد کردن امور، ذهن پرسشگر و تمایل به آزمایش از خصوصیات مربیان خوب می باشد.

کارآموزان: باید قبل از انجام دوره های آموزشی مطمئن شویم که کارآموزان از نقطه نظر پیش زمینه ذهنی، داشتن حداقل مهارتهای لازم برای فراگیری، تواناییهای فیزیکی و ذهنی مناسب شرکت در دوره می باشند. و مراقبت شود که اختلاف سطح کارآموزان شرکت کننده در دوره آموزشی زیاد نباشد تا ناهماهنگی در جلسات آموزشی پیش نیاید.

برنامه درسی: برنامه درسی باید به منظور استفاده بهینه از منابع موجود برای رسیدن به اهداف آموزشی طراحی گردد.

مواد آموزشی: باید مراقبت شود تا مطمئن شویم مواد آموزشی و رسانه های ارائه شده با موضوع آموزش مرتبط و متناسب باشد. نوشته ها یا جزوه های آموزشی برای یک موضوع خاص باید بصورت مناسب فهرست بندی شوند تا از تلاشهای تکراری جلوگیری شود.

روشها و تکنیکها: روشها و تکنیکهای آموزشی باید به حفظ منافع و مشارکت سطح بالا، کمک کنند، و قادر به انتقال دانش و مهارتها به کارآموزان باشند.

زمان بندی و ترتیب: باید مطمئن شویم که زمان بندی و ترتیب جلسات آموزشی متناسب با موضوع آموزشی باشد.

محل: در انتخاب محل آموزش موارد تهویه مناسب، کم سر و صدا بودن و آسایش کلی باید در نظر گرفته شود. و هدف اینست که مناسب محیط آموزش مربوطه باشد.

امکانات فیزیکی و تجهیزات آموزشی: تجهیزات آموزشی مورد نیاز مانند تخته سیاه، پروژکتور و ... باید فراهم باشد.

از آنجا که برنامه آموزشی مناسب شامل قعالیتهای زیادی می باشد پیشنهاد می شود که هماهنگ کننده آموزشی چک لیستی شامل موارد زیر را از قبل تهیه کند و از رعایت موارد آن اطمینان حاصل کند:

چک لیست - برنامه آموزشی داخلی

بررسی آموزش

یک بررسی و ازریابی سیستماتیک از اطلاعات مورد نیاز است تا تصمیمات لازم برای استفاده بهتر از منابع موجود برای رسیدن به اهداف سازمان گرفته شود.

چرا ارزیابی مورد نیاز است؟

آموزش با اهداف خاصی انجام می گردد. از اینرو ارزیابی آموزشها یک باید است. ارزیابی به منظور تعیین موارد زیر صورت می پذیرد:

• آیا اهداف مد نظر آموزش حاصل شده است،
• آیا روشهای آموزشی موثر بوده است،
• آیا بهترین و به صرفه ترین (اقتصادی ترین) فعالیتهای آموزشی سازماندهی و پیاده سازی شده است.

اهمیت ارزیابی آموزش در تصویر زیر که ترتیب فعالیتهای آموزشی را در بر دارد، نشان داده شده است:

ترتیب و توالی فعالیتهای آموزشی

ارزیابی به ما کمک می کند تا از یک طرف کیفیت آموزش را بسنجیم و از طرف دیگر تاثیر آن در کارآموزان را اندازه گیری کنیم. یک ارزیابی سیستماتیک می تواند منجر به شناسایی نقاط ضعف و تلاش برای اصلاح آنها در برنامه های آموزشی آتی گردد. همچنین در ارزیابی باید میزان فراگیری کارآموزان و همینطور میزان انتقال این آموزشها به محیط کار سنجیده شود.

معیارهایی برای ارزیابی آموزش

هر گونه ارزیابی با معیارهایی آغاز می گردد که بستگی به اهداف دارد. برخی از این معیارها می تواند موارد زیر باشند:

• واکنش کارآموزان: آیا شرکت کنندگان در دوره آموزشی آن را دوست داشته اند یا خیر.
• آموزش: آیا مفاهیم، ایده ها، و اصول آموزشی، شرکت کنندگان را از نظر فکری جذب کرده است یا نه.
• تغییرات رفتاری: آیا آموزشها منجر به تغییر رفتار شرکت کنندگان در شغلشان شده است یا نه.
• تاثیر بر اثر بخشی سازمان: آیا این تغییر رفتارهای ناشی از آموزشها، منجر به نتایج مثبتی همچون افزایش بهره وری، بهبود کیفیت، و کاهش هزینه ها، برای سازمان شده است یا نه.

تکنیکهای ارزیابی

ارزیابی در هر مرحله ای، باید اهداف را مقدم بر برنامه ها در نظر بگیرد. برای بررسی میزان بهره وری برنامه های آموزشی باید تستهای لازم صورت پذیرد. تست کارکنان بهتر از قضاوت ذهنی در مورد برنامه های آموزشی می باشد. تستها موارد زیر را دارا می باشند:

• استاد : مربیان و استادان باید مورد تست واقع شوند ، زیرا آنها یکی از مهمترین منابع اطلاعاتی آموزش به کارآموزان می باشند.
• کارآموزان: پیشرفت کارآموزان در تشخیص زمینه های مشکل، تشخیص موارد مرتبط و نامرتبط باید مورد تست واقع شود و همینطور برای کسانی که بیشتر تلاش می کنند مشوقهایی در نظر گرفته شود.
• مدیر منابع انسانی: مدیر منابع انسانی کسی است که از نتایج تستها استفاده می کند تا قابلیت استادان، روشهای تدریس، مواد آموزشی و ... را مورد ارزیابی قرار دهد. و متوجه گردد که آیا فعالیتهای آموزشی در دستیابی به اهداف کسب و کار موثر بوده اند یا نه.
• مدیر ارشد (مدیر کل) : گزارشات مربوط به اثر بخشی آموزشها و توسعه در سازمان، با توجه به اهمیت بالای آن، باید در اختیار مدیر ارشد قرار بگیرد.