پیش پرداخت هزینه ها، پرداخت پیشاپیش هزینه ها می باشد. پیش پرداخت هزینه ها همواره قبل از استفاده از آنها صورت می پذیرد. برای مثال، رستورانهای زنجیره ای مک دونالد، مبالغ اجاره، بیمه و لوازم مصرفی را پیشاپیش پرداخت می کند. پیش پرداخت هزینه ها به عنوان داراییها منظور می گردند، و نه بعنوان هزینه. وقتی که پیش پرداختها مصرف شدند، بخش مصرف شده این پیش پرداختها طی یک ثبت تعدیلی در دفتر روزنامه، تبدیل به هزینه می گردند.

پیش پرداخت اجاره

برخی صاحبان املاک، مستاجرهایشان را مجبور می کنند تا هزینه اجاره را پیشاپیش بپردازند. این پیش پرداخت برای مستاجر ایجاد یک دارایی می کند.فرض کنید شرکت اسمارت تاچ هزینه سه ماه اجاره دفتر اداری را پیشاپیش در تاریخ 1 می 2013 بپردازد، مبلغ پرداختی 3.000$ می باشد (ماهیانه 1000$).ثبت این پرداخت به شکل زیر می باشد:

بعد از انتقال ثبت فوق به دفتر روزنامه ثبت دفترکل به شکل زیر می باشد:

داراییها

پیش پرداخت اجاره

تراز آزمایشی در تاریخ 31 می 2013، مانده حساب پیش پرداخت اجاره را مبلغ 3.000$ بدهکار گزارش می کند(شکل 3-4). در طول ماه می، مانده حساب پیش پرداخت اجاره دست نخورده باقی می ماند. اما مبلغ 3.000$ مانده حساب پیش پرداخت در تاریخ 31 می 2013 مانده صحیحی نمی باشد. چرا؟

در تاریخ 31 می، مانده حساب پیش پرداخت باید به میزان مبلغ مصرف شده از آن کاهش پیدا کند. میزان مصرف شده از پیش پرداخت به اندازه اجاره یک ماه می باشد، یا بعبارتی یک سوم از این مبلغ مصرف شده است. بخاطر بیاورید که دارایی منقضی شده یک هزینه تلقی می گردد. ثبت تعدیلی یک سوم از مبلغ پیش پرداخت (معادل 1.000$) را به حساب هزینه اجاره منتقل میکند. ثبت تعدیلی مربوطه به شکل زیر می باشد:

بعد از انتقال اطلاعات از روزنامه به دفتر کل، دفاتر کل حسابهای مربوطه به شکل زیر می باشند:

داراییها

پیش پرداخت اجاره

هزینه ها

هزینه اجاره

پیش پرداخت اجاره یک مثال است که در آن یک دارایی قبل از انجام ثبت تعدیلی مقدار اغراق آمیزی را نشان می دهد. توجه کنید که مانده حساب پیش پرداخت اجاره بعد از انجام ثبت تعدیلی 2.000$ می گردد. از آنجا که پیش پرداخت اجاره یک حساب دارایی می باشد، در تاریخ 31 می باید فقط شامل دو ماه پیش پرداخت باشد (ماه ژوئن و ماه جولای). در واقع از آنجا که اجاره ماهیانه 1.000$ می باشد به ازاء دو ماه باقیمانده مقدار 2.000$ از پیش پرداخت اجاره باقی می ماند.

تجزیه و تحلیل مشابهی در مورد پیش پرداخت سه ماهه بیمه اعمال می گردد. تنها تفاوت در عناوین حسابها می باشد. در اینجا به جای پیش پرداخت اجاره، پیش پرداخت بیمه مصرف می گردد. و به جای حساب هزینه اجاره، حساب هزینه بیمه استفاده می شود. در یک سیستم کامپیوتری، ممکن است ثبتهای تعدیلی بصورت برنامه ریزی شده توسط کامپیوتر در زمانهای مشخصی صورت پذیرند.

ملزومات مصرفی

ملزومات مصرفی نیز بعنوان پیش پرداخت هزینه محسوب میگردند. بیایید با هم به یک مثال نگاهی بیندازیم. در تاریخ 2 می 2013، شینا برایت مالک شرکت اسمارت تاچ مبلغ 500$ را برای ملزومات مصرف اداری می پردازد. در تاریخ 15 می، او 200$ دیگر بابت خرید ملزومات مصرفی اداری می پردازد.

تراز آزمایشی به تاریخ 31 می ، مانده حساب ملزومات مصرفی را 700$ بدهکار، نمایش میدهد(شکل 3-4). اما، تراز آزمایشی در تاریخ 31 می نباید مانده حساب ملزومات مصرفی را 700$ گزارش کند. چرا نباید؟

در طول، ماه می آژانس آموزش الکترونیک اسمارت تاچ، از این تجهیزات استفاده کرده است تا کار شرکت را پیش ببرد. بهای تمام شده ملزومات مصرف شده،تبدیل به هزینه ملزومات مصرفی می شود. برای اندازه گیری هزینه ملزومات مصرفی، در پایان ماه می ، برایت تجهیزات را بصورت دستی شمارش می کند. جمع مبالغ آنها، داراییهایی هستند که هنوز متعلق به شرکت هستند. فرض کنید ملزومات مصرف نشده 600$ ارزش دارند. از حسابهای T استفاده کنید تا مبلغ ملزومات مصرف شده را تعیین کنید:

داراییها

ملزومات اداری

خوب، حل این مساله بدین شکل می باشد که :

در تاریخ 31 می، ثبت تعدیلی مربوط به بروزرسانی حساب ملزومات مصرفی به شکل زیر می باشد:

بعد از انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل، در تاریخ 31 می مانده حساب ملزومات مصرفی بدرستی مبلغ 600$ را نشان خواهد داد و مانده حساب هزینه ملزومات مصرفی بدرستی مبلغ 100$ را نشان خواهد داد.

داراییها

ملزومات اداری

هزینه ها

هزینه ملزومات

حساب ملزومات مصرفی با مانده 600$ وارد ماه بعدی (ژوئن) می شود، و فرآیند تعدیل هر ماه به همین شکل تکرار می گردد. ملزومات مصرفی مثال دیگری بود که نشان می داد بدون ثبت تعدیلی یک دارایی مانده اغراق آمیزی را نشان می دهد. ثبت تعدیلی باعث شد تا حساب ملزومات در تاریخ 31 می مانده صحیح 600$ را دارا گردد.