برای انجام حسابداری دو روش وجود دارد:

• در حسابداری تعهدی ، رویدادهای مالی به محض وقوع در دفاتر ثبت می شوند. معنای آن اینست که درآمدها به محض تحقق یافتن و هزینه ها به محض متحمل شدن باید ثبت شوند. اکثر شرکتها از حسابداری تعهدی استفاده می کنند.
• در حسابداری نقدی تنها در زمانیکه مبادله نقدی انجام شود (وجه نقدی دریافت شود یا پرداخت شود) رویدادهای مالی ثبت می گردند. در حسابداری نقدی، حسابهای دریافتنی، حسابهای پرداختنی و استهلاک نادیده گرفته می شوند. شرکتهای کوچک و بسیار اندکی از این شیوه استفاده می کنند.

فرض کنید شرکت اسمارت تاچ در تاریخ 15 می 2013 به میزان 200$ تجهیزات اداری را به صورت اعتباری (نسیه) خریداری کرده است، و مبلغ آنرا بصورت کامل در تاریخ 3 ژوئن 2013 پرداخت کرده است. در حسابداری تعهدی شرکت این رویداد مالی را به شکل زیر ثبت می کند:

در مقابل، حسابداری نقدی در تاریخ 15 می این رویداد مالی را نادیده می گیرد چون شرکت هیچ وجه نقدی را پرداخت نکرده است. در حسابداری نقدی تنها دریافتها و پرداختهای نقدی ثبت می گردند.

در حسابداری نقدی :

• وجوه نقد دریافتی نقد به عنوان درآمد تلقی می گردند،
• پرداختهای نقدی به عنوان هزینه تلقی می شوند.

طبق حسابداری نقدی، شرکت اسمارت تاچ هر وجه نقد پرداختی را بعنوان یک هزینه ثبت می کند. بنابراین در مثال تجهیزات اداری ما، شرکت در تاریخ 3 ژوئن 2013 مبلغ پرداختی را بعنوان هزینه ثبت می کند، زیرا در آن تاریخ است که وجه نقد پرداخت شده است. این یک حسابداری معیوب و ناقص است، چون شرکت تجهیزاتی را بدست آورده است که دارایی محسوب می گردند.

حالا بیایید ببینیم چگونه حسابداری نقدی و حسابداری تعهدی در مورد درآمدها متفاوت عمل می کنند. فرض کنید شرکت اسمارت تاچ در تاریخ 20 می 2013 یکسری خدمات را انجام داده است و درآمدی را از بابت آن کسب کرده است، اما مبلغ درآمد حاصله را تا تاریخ 5 ژوئن 2013 دریافت نکرده است. مطابق با حسابداری تعهدی، در تاریخ 20 می شرکت درآمدهای کسب شده بصورت نسیه را به شکل زیر ثبت می کند:

طبق حسابداری نقدی، شرکت تا زمان دریافت وجه نقد درآمدی را ثبت نمی کند، که در مورد بالا تاریخ 5 ژوئن می باشد. در نتیجه، حسابداری نقدی هرگز حسابهای دریافتنی از مشتریان را ثبت نخواهد کرد. در این مورد، حسابداری نقدی درآمدها را در زمان اشتباهی گزارش خواهد کرد (ژوئن). درآمدها در هنگام حاصل شدن باید ثبت گردند (می)، و این در حسابداری تعهدی بدرستی اجرا می شود.

شکل 3-1 تفاوتهای بین حسابداری نقدی و حسابداری تعهدی را در مورد یک کسب و کار گلفروشی نشان می دهد. به خاطر داشته باشید که حسابداری تعهدی روش مطلوب (ترجیح داده شده) حسابداری می باشد و در استانداردهای GAAP الزامی می باشد.